Kto powinien przygotować dokumentację aplikacji webowej?

Zwykle kiedy myślimy o zleceniu stworzenia dedykowanej aplikacji webowej, skupiamy się na skutecznym zespole programistów. Liczy się dla nas ich doświadczenie; ilość, funkcje i wygląd stworzonych systemów. Ważna jest cena, czas tworzenia, testy oraz warunki współpracy. To, o czym często zapominamy, to podstawa każdej aplikacji, którą jest dokumentacja. Czym właściwie jest, co się stanie, jeśli będzie wykonana pobieżne i kto powinien ją sporządzić?

Czym jest dokumentacja aplikacji webowej?

Stanowi ona szczegółowy opis wszystkich działań podejmowanych w firmie, które usprawnić ma dedykowane rozwiązanie. Tworzenie dokumentacji związane jest więc ze zdefiniowaniem potrzeb zespołu. Przykładowo, jeśli widzisz, że gromadzenie informacji o klientach oraz wyszukiwanie konkretnych danych zajmuje tobie i twoim pracownikom zbyt dużo czasu, poszukujesz rozwiązania informatycznego, które ten proces usprawni – systemu do zarządzania relacjami z klientami. Jeśli obszarem wymagającym usprawnienia jest kontrolowanie stanów magazynowych i składanie zamówień, zlecisz wykonanie oprogramowania MES. Rozwiązanie, którego szukasz może stanowić połączenie kilku takich systemów. Właśnie w takich sytuacjach tworzy się unikatowe rozwiązania dedykowane.

Dokumentacja aplikacji poza samym opisaniem potrzeb zawiera także konkretne rozwiązania systemowe, które na nie odpowiadają. Stworzenie takiego dokumentu wymaga zatem nie tylko umiejętności analitycznych w zakresie zdefiniowania problematycznych obszarów, ale także syntezy danych, która przejawia się w projektowaniu konkretnych modułów, funkcji i kategorii w aplikacji.

Dowiedz się więcej o tworzeniu skutecznego zapytania ofertowego na stworzenie dedykowanej aplikacji

Co się stanie jeśli dokumentacja będzie mało wnikliwa?

Pobieżna dokumentacja skutkuje aplikacją średnio dopasowaną do potrzeb. Biorąc pod uwagę, że to na jej podstawie programowany jest system, szczegółowość tego dokumentu jest kluczowa. Aby stworzone rozwiązanie było optymalne konieczna jest synchronizacja pomiędzy wiedzą i doświadczeniem programistów oraz wnikliwą dokumentacją, na której oprą swoje prace. Brak któregoś elementu zaowocuje niezadowalającym rozwiązaniem, które tylko częściowo usprawni procesy zachodzące w firmie.

Kto w takim razie powinien stworzyć dokumentację aplikacji webowej?

Firmy decydujące się na zlecenie wykonania rozwiązania tej klasy mają do wyboru trzy możliwości:

1. Samodzielne wykonanie dokumentacji, zawierającej zdefiniowane potrzeby, obszary działań wymagające usprawnienia oraz rozwiązania systemowe.

2. Skorzystanie z oferty firm, które odpłatnie dokonują analizy wyżej wymienionych elementów, którą w gotowej formie przekazują zlecającemu.

3. Wybór takiej firmy programistycznej, która poza tworzeniem aplikacji oferuje także pomoc w zdefiniowaniu potrzeb oraz szczegółowe zaprojektowanie rozwiązania wraz z wszystkimi funkcjami systemu, jego wyglądem, zakresem dostępu dla użytkowników, itp.

Przeczytaj więcej o roli i zadaniach konsultanta IT

Dla kogo rozwiązanie pierwsze?

Samodzielne stworzenie dokumentacji jest możliwe, ale wymaga doświadczenia oraz dobrej znajomości nie tylko swojej branży, ale także systemów informatycznych. Bezpieczniej jest stworzyć wstępną dokumentację w obrębie firmy, a następnie skorzystać z porady osób bardziej doświadczonych w tym zakresie. Jeśli jednak w twoim zespole znajduje się osoba, która posiada umiejętności analizy i syntezy, a także tworzyła kiedyś podobne dokumenty, warto wspólnie pracować nad finalną dokumentacją.

Dla kogo rozwiązanie drugie?

Zlecenie wykonania dokumentacji systemu firmie zewnętrznej to opcja dla osób, które nie posiadają wystarczającej wiedzy z zakresu systemów informatycznych. Wiąże się jednak z dodatkowym kosztem, którego można uniknąć jeśli znajdzie się firmę programistyczną oferującą konsultacje.

Dla kogo rozwiązanie trzecie?

Stworzenie dokumentacji przez doświadczonego konsultanta zatrudnionego w firmie programistycznej pozwala zaoszczędzić pieniądze oraz zmaksymalizować korzyści. Jak? W firmie Kamee realizujemy to w ten sposób:

-Konsultant pomaga w dokonaniu analizy potrzeb oraz zdefiniowaniu obszarów, które wymagają usprawnienia. Na tym etapie rozmawia z dowolną liczbą kompetentnych osób w firmie zlecającego, aby mieć pewność, że wszystkie szczegóły zostaną wyczerpująco omówione.

-Następnie konsultant proponuje rozwiązania systemowe, które najlepiej zoptymalizują omówione procesy. Razem ze zlecającym omawiane są poszczególne moduły, funkcje, zakres dostępu dla użytkowników, ich ilość, potrzeba integracji aplikacji z innymi rozwiązaniami, itd.

-Konsultant tworzy makietę online rozwiązania, która zawiera wszystkie omówione szczegóły. Zlecający przez cały ten czas aktywnie uczestniczy w projektowaniu, zgłasza swoje sugestie i wątpliwości.

-Na stworzenie makiety nie przewidujemy limitu czasowego. To od indywidualnych potrzeb zależy, jak szybko możliwe jest jej zakończenie i zatwierdzenie przez zlecającego. Następnie dokumentacja zostaje przekazana naszemu zespołowi programistów, którzy rozpoczynają tworzenie aplikacji.

-Gwarantujemy, że nigdy nie zapłacisz nam za stworzenie dokumentacji, która, tak jak aplikacja, na mocy podpisywanej umowy stają się twoją własnością.

Przeczytaj więcej o umowie o świadczenie usług informatycznych

Podsumowując

Stworzenie dokumentacji aplikacji webowej, to złożony proces, od którego powodzenia zależy dopasowanie finalnego rozwiązania. Która z wyżej wymienionych opcji jest najlepsza? Tak jak oprogramowanie dedykowane stworzone jest w zgodzie z twoimi indywidualnymi potrzebami, tak i praca nad dokumentacją musi być z nimi spójna. Wybierając daną metodę, rozważ rentowność oraz długofalowe skutki swojej decyzji.