Oprogramowanie CRM/ ERP do obsługi kursów - Kraków
Zgłosił się do nas klient, prowadzący kursy nauki pływania. Pierwszym krokiem w podjętej współpracy było szczegółowe określenie potrzeb wobec oprogramowania. W tym celu przyjrzeliśmy się procesom zachodzącym w firmie, metodom gromadzenia informacji oraz efektywności poszczególnych działań. Dzięki temu wiedzieliśmy, jakie elementy wymagają optymalizacji i mogliśmy zaprojektować odpowiednie rozwiązania systemowe usprawniające pracę. W firmie zlecającego nie korzystano do tej pory z jednego, centralnego systemu. Szybko stało się jasne, że konieczne będzie stworzenie oprogramowania łączącego funkcjonalności typowego rozwiązania CRM (służącego do zarządzania relacjami z klientami) z oprogramowaniem ERP (którego zadaniem jest wsparcie planowania zasobów przedsiębiorstwa). Po stworzeniu makiety i zaakceptowaniu jej przez zlecającego, do pracy przystąpili programiści. Zostało nam także zlecone przeprowadzenie wdrożenia oprogramowania po jego stworzeniu. Projekt cały czas konsultowaliśmy ze zlecającym, aby zapewnić najwyższy standard usługi.
Problematyczne kwestie omówione z klientem
- Praca w wielu programach i arkuszach kalkulacyjnych, co pochłaniało zbyt dużo czasu
- Dostęp do aktualnych danych tylko w biurze
- Brak dostępu do danych na urządzeniach mobilnych (tabletach, telefonach)
- Trudności w przekazywaniu informacji pomiędzy pracownikami
- Ręczne aktualizowanie płatności klientów
- Brak spójnej ewidencji płatności - aktualizacje cząstkowe prowadziły do popełniania błędów
- Konieczność wystawiania dużej liczby paragonów poprzez ręczne nabijanie na kasę fiskalną
- Konieczność ręcznego wysyłania maili do klientów, którzy wyrazili chęć zapisu na zajęcia za pośrednictwem strony internetowej
- Konieczność własnoręcznego zapisywania nowych uczestników grup
- Brak spójnego systemu archiwizowania profili klientów, który byłby zgodny z RODO
- Niespójny system budowania profili klientów
- Trudności w układaniu harmonogramu spotkań poszczególnych grup i godzin pracy instruktorów
- Brak możliwości szybkiego poinformowania uczestników o zmianie godziny czy odwołaniu zajęć