Dedykowany system CRM z AI w roku 2025
Rozwój systemów CRM w 2025 roku opiera się na nowych technologiach programistycznych oraz sztucznej inteligencji (AI). Te innowacje znacząco zrewolucjonizowały rynek systemów CRM, wprowadzając zaawansowane funkcje, które usprawniają zarządzanie relacjami z klientami. W tym artykule przedstawimy przykłady różnorodnych narzędzi, które tworzymy dla naszych klientów, oraz pokażemy, jakie korzyści można osiągnąć dzięki dedykowanym systemom CRM zintegrowanym z elementami sztucznej inteligencji.
Jednak zanim przejdziemy do konkretnych przykładów, chcemy podkreślić jedną kluczową kwestię.
Przy wyborze i wdrożeniu systemu CRM w swojej firmie, zawsze kieruj się jej indywidualnymi potrzebami i możliwościami. To podstawa sukcesu. Wybierz narzędzie, które nie tylko spełni Twoje oczekiwania, ale także pomoże Ci osiągnąć wyznaczone cele biznesowe.
Co to jest CRM
System CRM (Customer Relationship Management), to narzędzie służące do zarządzania relacjami z klientami: zapisywania oraz gromadzenia wszystkich informacji istotnych z punktu widzenia prowadzonych działań biznesowych. Dobrze dopasowane rozwiązanie CRM pozwala na lepszą obsługę klientów i zwiększanie dochodu. Elastyczny system CRM tworzony na zamówienie, daje zlecającemu pewność dostosowania do działania konkretnego zespołu i procesów zachodzących w firmie. Wybór profesjonalnej firmy programistycznej, to klucz do zaprojektowania funkcjonalnej aplikacji. Wykorzystanie systemu CRM w bardzo dużym stopniu może usprawnić realizację zadań w Państwa firmie.
Terminologia związana z CRM<
Systemy CRM oferują zróżnicowane możliwości i są dostępne na podstawie wielu typów licencji. Dodatkowo terminologia nie jest precyzyjna, co utrudnia proces zakupu systemu CRM. Systemy możemy podzielić na 3 grupy.
- Gotowe narzędzie CRM
Są to proste aplikacje o ograniczonych możliwościach konfiguracji i dostosowania do indywidualnych potrzeb. System obsługi klienta uwzględnia tylko najprostsze scenariusze. Najczęściej nie oferują możliwości integracji z innymi systemami. Zaletą gotowego systemu CRM jest dostępność w ciągu kilku minut. Prostota tych rozwiązań sprawia, że proces wdrożenia systemu jest szybki i łatwy. Wśród tych narzędzi znajduje się wiele darmowych systemów CRM. Wadą jest jednak niska jakość obsługi klienta. Systemy te oferują podstawowe narzędzia do zarządzania danymi klientów. Rankingi systemów CRM są ogólne i nie uwzględniają Państwa specyficznych potrzeb, dlatego nie warto się nimi kierować. Polskie systemy CRM są licznie reprezentowane w tym segmencie. Koszt oprogramowania CRM jest niski i wynosi do 1000 złotych miesięcznie.
- Konfigurowalne platformy CRM - licencja
Możliwości konfiguracji są dość szerokie, jednak dotyczą głównie pól dostępnych w systemie oraz przepływu pracy w głównych procesach, takich jak leady sprzedażowe. Poza tym, możliwości dostosowania są ograniczone. System CRM wspiera różnorodne procesy, jednak nie robi tego w optymalny sposób. Integracja systemu CRM możliwa jest z innymi systemami. Dedykowany program CRM umożliwia obsługę dużej liczby procesów, ale indywidualne dopasowanie do potrzeb firmy jest rzadko spotykane, choć zdarzają się dostawcy, którzy to oferują. W takim przypadku jednak za nowe funkcjonalności trzeba będzie zapłacić znaczną kwotę, a możliwości rozwoju nadal będą ograniczone. Elementy systemów CRM są zróżnicowane i oferują wiele opcji, co może być zarówno wadą, jak i zaletą. Zaletą jest to, że możemy obsługiwać wiele procesów, natomiast wadą — obecność zbędnych elementów w modułach systemu. Koszt wdrożenia systemu zależy od wielkości zespołu oraz wybranych modułów. Ceny zaczynają się od 1000 zł miesięcznie.
- Dedykowane systemy CRM
W tym przypadku mówimy o usłudze programistycznej, w której cały projekt jest dopasowany do wymagań klienta (personalizacja funkcji), a oprogramowanie przechodzi na własność firmy zlecającej. Zakres funkcji jest unikatowy, co skutkuje powstaniem innowacyjnego narzędzia, które wspiera klienta we wszystkich wskazanych przez niego obszarach. Proces obsługi klienta jest w bardzo dużym stopniu zautomatyzowany poprzez na przykład czat boty. System CRM automatyzuje najwięcej procesów w optymalny sposób, co przekłada się na oszczędność czasu. Wsparcie obsługi klienta jest dopasowane do Państwa potrzeb. Bezpieczeństwo danych zapewnia wdrożenie rozwiązań wybranych przez klienta. Największą zaletą tych systemów jest ich elastyczność i skalowalność. Indywidualny system CRM daje Państwu pełną kontrolę nad rozwojem narzędzia. Liczba celów systemu CRM jest nieograniczona dzięki aplikacji dostosowanej do wymagań. Integracja z istniejącymi systemami IT jest możliwa w każdym przypadku. Autorski system CRM może być modyfikowany, rozwijany przez inny zespół lub odsprzedawany podmiotom zewnętrznym. Dzięki dedykowanemu systemowi Państwa firma może znacznie podnieść efektywność. System CRM szyty na miarę jest najważniejszą częścią naszej oferty.
Na samym początku poszukiwań warto poszukać branżowego systemu CRM, który uwzględnia potrzeby Państwa branży. Przykładowo są to:
- CRM dla marketingu (w tym telemarketingu)
- programy dla Agencji Opieki,
- systemy sprzedażowe do branży ubezpieczeniowej,
Spełnienie potrzeb konkretnej firmy jest najważniejsze. Oferty systemów CRM należy porównać holistycznie.
Jak wygląda tworzenie dedykowanego skutecznego systemu CRM?
Tworzenie aplikacji CRM na zamówienie, to proces składający się z kilku kroków.
- analiza wymagań (celem jest automatyzacja procesów sprzedażowych)
- tworzenie dokumentacji (funkcjonalności CRM - makiet i procesów)
- prace programistyczne
- uruchomienie wersji testowej
- wdrożenie CRM (migracja danych, integracja z istniejącymi systemami IT, oraz szkolenia)
Jak wygląda proces wdrożenia dedykowanego systemu CRM
W trakcie tworzenia oprogramowania CRM ustalamy plan na wdrożenie. Proces uruchomienia obejmuje integracje systemu CRM z innymi systemami w firmie.
Proces wdrożenia dedykowanego oprogramowanie jest prosty z uwagi na posiadanie tylko i wyłącznie opcji jakich potrzebuje dany użytkownik. Panele nie zawierają zbędnych elementów. System CRM szyty na miarę jest projektowany przez użytkowników, więc poznają go w trakcie tworzenia.
Wdrożenie dedykowanego systemu CRM w firmie zależy od wielkości zespołu, systemu, zaangażowania zespołu. Proces jest dopasowany do potrzeb i możliwości zespołu klienta.
Z naszego doświadczenia wynika jednoznacznie, że nawet najlepiej zrobiona aplikacja bez odpowiedniego szkolenia jest trudna do wdrożenia. Dlatego jakość obsługi klienta jest u nas najważniejsza. Efektem czego system CRM staje się najważniejszym narzędziem do realizacji celów sprzedażowych. Aplikacje CRM oparte o nowoczesne technologie i sztuczną inteligencję to przyszłość działów sprzedaży.
Przykładowe funkcje w dedykowanym systemie CRM
Podstawowe funkcje CRM są powszechnie znane, dlatego skupimy się unikatowych rozwiązaniach. Na przestrzeni 17 lat tworzenia niestandardowych systemów CRM wykonaliśmy wiele innowacyjnych rozwiązań. Oto kilka z nich:
- Dedykowany system CRM dla telemarketingu
Nasz klient prowadzi agencje opieki , gdzie rekrutuje setki opiekunów osób starszych. Jednym z celi było zapewnienie, że wszystkie dane będą dostępne do 3 kliknięć. Dział telemarketingu pozyskuje pracowników na bardzo konkurencyjnym rynku. Dostęp do danych musi być bardzo szybki. Wykonaliśmy oprócz tabeli z modułami głównymi (np. Klienci) dodatkowe sub tabele (osoby kontaktowe, doświadczenie w opiece nad seniorami, kontrakty, numery identyfikacyjne, duplikaty itd.). Osoba w trakcie rozmowy telefonicznej z klientami może w łatwy sposób przełączać się pomiędzy głównymi modułami, sub tabelami, a najważniejsze elementy ma zapisane w postaci filtrów, do których może wracać w dowolnym momencie.
- Dedykowany system CRM dla sprzedaży
Firma sprzedająca kursy i szkolenia poprosiła nas o wykonanie systemu, który usprawni wymianę informacji i skróci czas na przedstawienie oferty klientom. Jednym z wymagań było automatyczne prezentowanie zespołowi szans sprzedażowych. Użytkownicy w tym celu nie mieli wykonać ani jednego kliknięcia.
Na szansę sprzedażową należy odpowiedzieć w najkrótszym możliwym czasie. Z każdą upływającą minutą szanse na sprzedaż maleją.
Sprzedawcy mieli mieć zebrane 3 rodzaje leadów sprzedażowych w jednym miejscu. Nowe leady pojawiały się z wielu źródeł i jest to najważniejszy segment dla naszego klienta. Drugą grupą szans sprzedażowych byli stali klienci, którzy kupują systematycznie produkty dla swoich zespołów. Ostatnią grupą byli okazjonalni klienci, którzy nie byli gotowi na zakup w przeszłości, ale perspektywa sprzedaży była wysoka.
Użytkownicy systemu CRM otrzymali jedno narzędzie, gdzie w ustrukturyzowany sposób system pokazuje cały czas w panelu kilka rodzajów szans sprzedażowych. Handlowcy mają pogrupowane leady od najbardziej perspektywicznych. Sztuczna inteligencja ocenia szanse sprzedażowe. W trakcie rozmowy telefonicznej handlowcy do 1 minuty wyklikują ofertę i przesyłają ja od razu do klienta. Na górnej belce umieściliśmy pasek na stałe, który pokazuje liczbę rekordów w danej grupie zdarzeń. Użytkownicy widzą go na bieżąco i nie mają potrzeby niczego odświeżać.
Średni czas przesłania oferty przed wdrożeniem dedykowanego systemu CRM dla telemarketingu wynosił 15 minut po wielu optymalizacjach. Dzięki systemowi CRM czas reakcji został skrócony średnio do 4 minut.
- Dedykowany system CRM dla raportowania - automatycznie przesyłane raporty w kilku językach do klientów
Firma zajmująca się naprawą i konserwacją wiatraków produkujących prąd, zgłosiła się, aby wykonać CRM dedykowany branży energetycznej. Celem było m. in. usprawnienie tworzenia raportów z usług serwisowych realizowanych przez serwisantów. Zintegrowaliśmy aplikację z kilkoma zewnętrznymi systemami, aby gromadzić dane na temat pogody, pobierać zdjęcia z dronów oraz lokalizacje.
Serwisanci za pomocą kilku klinięć mogą dodać do systemu zdjęcia, zakres wykonanych prac. Po wykonaniu pracy, informatyczny system CRM automatycznie tworzy raporty w odpowiednich językach i wysyła je do wskazanych osób. Klienci otrzymują raporty bardzo szybko, a serwisanci nie muszą ich tworzyć ręcznie.
Wśród najpopularniejszych systemów CRM nie znajdziecie powyższych rozwiązań, dlatego te firmy skorzystały z usługi programistycznej.
Dedykowany system CRM czy licencjonowane narzędzie CRM
Ustal potrzeby swojej firmy, a następnie spróbuj znaleźć odpowiedni system CRM spośród gotowych narzędzi. Być może twoje wymagania będę standardowe i takie narzędzie spełni oczekiwania. W innym przypadku skontaktuj się z nami. Za darmo skonsultujemy Twój projekt oraz go wycenimy.
Korzyści z dedykowanego systemu CRM na pewno będą większe, jednak trzeba się liczyć z większym zaangażowaniem na początku projektu oraz jednorazowo większym kosztem. System CRM ułatwia wiele operacji, jednak w większości realizowanych przez nas projektów można wskazać od 3 do 5 głównych. Każde usprawnienie oszczędza setki godzin pracy zespołów w skali roku.
Przykładowo w jednym z projektów wykonaliśmy 3 usprawnienia, które w skali roku zaoszczędziły odpowiednio 450, 610, 920 godzin. Razem w skali roku jest to 2010 godzin, które nie są wykonywane z uwagi na wdrożenie CRM, który został wykonany na podstawie indywidualnych potrzeb klienta. W przeliczeniu na miesiące jest to około 14,5 miesiąca. Najniższe wynagrodzenie w Polsce w roku 2025, wynosi 5621,60 PLN. Skuteczny dedykowany program CRM tylko w trzech funkcjach oszczędza w każdym roku klientowi 81 513,2 PLN. Pracownicy, którzy wykonywali te operacje zarabiali więcej niż najniższa krajowa, więc oszczędność jest większa. Warto dodać, że obsługa tych trzech procesów nie byłaby możliwa w takim zakresie w przypadku gotowych systemów CRM.
Koszt dedykowanego systemu CRM może się okazać fantastyczną inwestycją. Dla mniejszych firm taka inwestycja może nie był opłacalna. Jednak nawet w przypadku małych firm dobrze jest prowadzić bazę danych w spójny i ustrukturyzowany sposób.
Kiedy warto rozważyć zlecenie wykonania systemu CRM firmie programistycznej?
Wybór systemu CRM warto rozpocząć od gotowego systemu CRM. Na rynku jest dostępnych wiele aplikacji, wśród których mogą być narzędzia CRM dedykowane Państwa branży. W sytuacji, kiedy system CRM umożliwia obsługę tylko części procesów, należy poszukać doświadczonego zespołu programistycznego. Tutaj pojawia się ryzyko natrafienia na firmę, która nie ma dużego doświadczenia w tego typu realizacjach.
System zarządzania zadaniami pokazuje w wygodny sposób przeszłe, aktualne i przyszłe zadania. System CRM wymaga dostępu do przeglądarki i internetu.
Zalety dedykowanych aplikacji CRM firmy Kamee
- Usystematyzowana baza klientów - indywidualne dopasowanie do potrzeb firmy
- Możliwość tworzenia planów sprzedażowych - obsługa wielu procesów sprzedaży
- Zarządzanie potencjalnymi klientami - tworzenie segmentów i grup klientów
- Dostęp do wszystkich aktualnych i archiwalnych działań z poszczególnymi klientami
- Możliwość precyzyjnego masowego docierania do klientów (mail, SMS) z informacją dotyczącą nowych produktów, promocji, targów, konferencji
- Dostęp do wiedzy, która pomoże podejmować decyzje
- Wyższa jakość obsługi klienta
- Moduły zarządzania zgłoszeniami i leadami angażują minimalnie użytkowników
- Wiedza na temat słabych punktów w procesie sprzedaży i obsłudze klienta
- Dedykowany system CRM dla raportowania - dowolny przedział czasu, wybrane produkty, klienci, pracownicy. Wszystkie aktualne dane można porównywać z archiwalnymi
- System zarządzania zadaniami - system pozwala na samodzielne konfigurowanie procesów
- Wysyłki maili/ newsletterów/ SMS-ów i autoresponderów
- Ocena szans sprzedażowych na podstawie o filtrowanie/ dashboard i sztuczną inteligencję - nowoczesny system zarządzania klientami
- System CRM pozwala na zwiększenie efektywności firmy
- Szybszy obieg informacji - poprawa systemu zarządzania relacjami, skrócenie czasu realizacji zamówień
- System CRM automatyzuje monitorowanie efektów wprowadzonych w firmie zmian
- Szybkie rozliczenie dowolnej liczby przelewów oraz prawidłowe przypisanie płatności do kontrahentów/faktur
- System CRM zapewnia bezpieczeństwo danych oraz zgodność z RODO
- Większość zespołów pracuje zdalnie, dlatego chmurowy system CRM jest koniecznością.
Zadanie systemu CRM to maksymalna pomoc w realizacji celów zespołu przy minimalnej ilości czasu poświęconej przez użytkowników. Moduły systemu są zaprojektowane w taki sposób, aby użytkownik widział zawsze w panelu wszystkie ważne informacje bez wykonania choćby jednego kliknięcia. System CRM zachowuje możliwość do dowolnej modyfikacji w przyszłości.