Każdy prowadzący firmę wie, jakim utrapieniem jest wystawianie dokumentów. Nie tylko muszą one być zgodne z obowiązującym prawem, ale także ich stworzenie nie powinno zajmować zbyt wiele cennego czasu. Dlatego przechowywanie na komputerze plików z formularzami do wydruku, a następnie ręcznego uzupełnienia, w pewnym momencie przestaje być optymalnym rozwiązaniem. Podobnie wiele systemów dostępnych w sieci za darmo w istocie nie skraca procesu ich wystawiania. Jak zatem generować dokumenty w formie elektronicznej w sposób szybki i czytelny?
Dokument generowany elektronicznie – gdzie i jak?
Najprostszym rozwiązaniem jest generowanie dokumentów wprost z systemu, którego używasz do prowadzenia swojej firmy. Zasada ta obowiązuje zarówno w odniesieniu do rozwiązania CRM, służącego zarządzaniu relacjami z klientami, jak i innych typów oprogramowania, np. aplikacji MES do prowadzenia magazynu. Jeśli zlecasz stworzenie systemu dedykowanego, stworzonego specjalnie dla Twoich indywidualnych potrzeb, zwróć uwagę, aby znalazła się w nim możliwość generowania dokumentów. Jak wygląda to w praktyce? Zwykle jeden z modułów lub zakładek jest poświęcony dokumentom albo w poszczególnych miejscach systemu znajduje się przycisk służący ich tworzeniu. Po jego wybraniu dane zostają automatycznie pobrane do formularza, a następnie plik może zostać ściągnięty na Twoje urządzenie – komputer, telefon lub tablet. Gotowy dokument musisz teraz już tylko wydrukować i podpisać. Cała ta operacja zajmuje nie więcej niż 3 minuty.
Automatyczne generowanie dokumentów
Aby wygenerować dokument konieczne jest określenie, jaką ma on mieć postać, czyli stworzenie szablonu. Dokonuje się tego na dwa sposoby:
-Podczas projektowania dedykowanego rozwiązania.
-W początkowej fazie użytkowania systemu.
Tworzenie szablonów dokumentów podczas projektowania aplikacji
W przypadku pierwszego scenariusza wygląd poszczególnych dokumentów planuje się wraz z konsultantem firmy programistycznej, który projektuje funkcje i wygląd aplikacji. W Kamee Twój osobisty konsultant IT przedyskutuje z Tobą wszystkie szczegóły systemu, tak aby stworzyć rozwiązanie precyzyjnie dopasowane do Twoich potrzeb. Dzięki temu generowanie dokumentów pozwoli Ci faktycznie oszczędzić czas i usprawnić prace administracyjne.
Projektowanie szablonów dokumetów samodzielnie
Tworzenie schematów dokumentów w początkowej fazie użytkowania systemu polega na tym, że w danym module, za pomocą dostępnych elementów (data, typ dokumentu, numer NIP, adres, miejscowość, kod pocztowy, numer telefonu, adres email, PESEL, itp.) sam tworzysz szablon dokumentu, który następnie dowolnie edytujesz w systemie konkretnymi danymi. Gdy już wszystko zostało wprowadzone, możesz pobrać plik na swoje urządzenie – komputer, telefon lub tablet – a następnie go wydrukować i podpisać. Ten proces także wymaga zaledwie kilku kliknięć w aplikacji.
Podsumowując
Generowanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale skuteczniej administrować ważnymi plikami i wydrukami. Dzięki temu, że zapisane są w systemie, z łatwością znajdziesz potrzebną informację czy dokument, bez konieczności przeszukiwania ich wersji materialnych.
Dowiedz się więcej o systemie CRM na zamówienie
Oraz skutecznym planowaniu harmonogramu projektu IT
Zanim zlecisz wykonanie dedykowanego systemu poznaj zalety i wady takich rozwiązań
Taki projekt ostatnio przekazaliśmy klientowi: Oprogramowanie dedykowane CRM dla szkoły językowej, Warszawa
