Firmy pośredniczące w zatrudnieniu pracowników gromadzą mnóstwo danych. Odpowiednie umieszczenie ich w dokumentach i umowach jest niezbędne dla efektywnego wyszukiwania kandydatów oraz przedłużania ich umów. Ręczne wprowadzanie danych zajmuje czas, jest także czynnością, podczas której wykonywania może dojść do błędów rutyny. W jaki sposób usprawnić proces tworzenia dokumentów?
Elektroniczne generowanie dokumentów w systemie CRM
Narzędzia służące do zarządzania relacjami z klientami (CRM) mogą być miejscem sprawnego generowania dokumentów. Zaprojektowanie odpowiedniego modułu podczas makietowania systemu pozwoli skrócić czas potrzebny na wystawienie dokumentu. Jak wygląda to w praktyce? System może zawierać wgrane wzory umów i dokumentów, w których oznaczone dane pobierane będą automatycznie z innych modułów. Dane pracownika, miejsce i data sporządzenia dokumentu, wysokość wynagrodzenia, numeracja dokumentów, szczegóły zawarte w kwestionariuszu pracownika, to tylko niektóre z elementów, które mogą uzupełniać się automatycznie. Drugim sposobem jest stworzenie wzoru dokumentu w systemie poprzez ułożenie go z elementów takich jak miejsce i data, dane pracownika, numer dokumentu, itd. W tej sytuacji także informacje będą wprowadzane z innych modułów. Już kilka minut oszczędności na tym etapie pozwoli Ci usprawnić swoją pracę. Jakie korzyści przynosi wystawianie dokumentów w webowym systemie CRM przedstawia case study firmy zajmującej się wysyłaniem kierowców za granicę, dla której stworzyliśmy dedykowany system.
Jak tworzenie dokumentów w CRM pomogło oszczędzić czas firmie pośredniczącej w wysyłaniu kierowców za granicę?
Firma, która zleciła nam wykonanie dedykowanego, webowego systemu CRM, wystawia szereg dokumentów dla każdego pracownika. Nowa osoba musi otrzymać wniosek o A1, czyli zgodę na wykonywanie pracy za granicą, załącznik do wniosku A1, umowę, kilka załączników do umowy, aneks, zlecenie podróży oraz protokół z odbytego przejazdu. Dla jednego pracownika jest to zatem około 10 dokumentów. Po wykonaniu każdego zlecenia pracownik otrzymuje do podpisania kolejne, kilka dokumentów. Ręczne wpisywanie danych zabierało zdecydowanie zbyt wiele czasu, a także nie było wolne od błędów. Zlecający wymagał sprawnego tworzenia dokumentów oraz pobierania części danych do automatycznego wprowadzania. Rozwiązaniem, które zaproponowaliśmy było wprowadzenie do systemu CRM modułu "Dokumenty", w którym do zapisanych plików PDF automatycznie ładowane są dane z innych modułów. Pracownik musi tylko uzupełnić dane, które są zmienne i nie znajdują się w innych miejscach systemu. Kluczowe było także stworzenie jednego przycisku w profilu pracownika, którego kliknięcie spowoduje wygenerowanie kompletu dokumentów gotowych do wydruku i podpisania lub przesłania pracownikowi na dowolną skrzynkę mailową. Jest to znaczne usprawnienie biorąc pod uwagę, że do tej pory proces ten wyglądał następująco: pracownik firmy zlecającego wyszukiwał dokumenty na swoim komputerze stacjonarnym, uzupełniał część danych, następnie je drukował i ręcznie uzupełniał resztę. Dla jednego kierowcy było to około 10 dokumentów, co zajmowało sporo czasu. Problemem było także gromadzenie dokumentacji i wyszukiwanie w niej informacji. Wyszukiwarka w stworzonym rozwiązaniu skanuje treść wystawionych dokumentów, dzięki czemu szybkie znalezienie potrzebnych danych zajmuje tylko chwilę. Wprowadzone usprawnienia znacznie wpłynęły na efektywność i wygodę pracowników.
Podsumowując
Umieszczenie w swoim systemie CRM modułu "Dokumenty" pozwala na sprawne generowanie potrzebnych plików oraz dostęp do informacji na każdym urządzeniu mobilnym. Pracownicy zyskują także więcej czasu na wykonywanie innych czynności. Jeśli chcesz zobaczyć, jak możemy pomóc Co szybciej generować dokumenty, to skontaktuj się z nami!
Przeczytaj więcej o generowaniu dokumentów w CRM
Generowanie dokumentów w formie elektronicznej
Generowanie dokumentów
Zobacz, jakie są zalety webowych systemów CRM
Zalety systemów webowych
Oraz czy aplikacje dedykowane pomagają zwiększyć efektywność?
Taką aplikację stworzyliśmy dla klienta: Aplikacja webowa dla producenta – branża meblowa – WMS – Katowice/Częstochowa
