Agencje pracy działają w bardzo dynamicznym środowisku, które charakteryzuje się dużą konkurencją. Efektem czego jest konieczność wykonywania wielu czynności w krótkim czasie. Rozwiązaniem jest dedykowany system CRM, który wykona automatycznie wiele powtarzalnych czynności.
Dobrym przykładem jest program CRM dla Agencji Opieki nad osobami starszymi. Jest to system dedykowany dla tej branży, który można bez końca konfigurować, a do tego ma wiele integracji i wbudowaną sztuczną inteligencję.
Szukasz systemu CRM dla swojej Agencji Pracy? Mamy gotowy system, który możemy w 100% dopasować do Twoich potrzeb, zadzwoń lub napisz teraz, a my przygotujemy dla ciebie ofertę i plan wdrożenia.
Agencja pośrednictwa pracy zleciła nam stworzenie kompleksowego rozwiązania dla zespołu, który zajmuje się rekrutacją pracowników do opieki nad osobami starszymi w Niemczech. Aplikacja miała umożliwiać planowanie transportu do Niemiec i Polski, wymianę opiekunów u podopiecznych, tworzenie dokumentów w formacie PDF, prowadzenie rozliczeń klientów, partnerów, agencji i opiekunek. Problemem w firmie Zlecającego było gromadzenie informacji w wielu plikach i programach, co skutkowało trudnościami w wyszukiwaniu danych oraz ich szybkiej obróbce.
Problemy zgłoszone przez Klienta:
-
Gromadzenie tych samych informacji w odmienny sposób przez dział rekrutacji oraz obsługi klienta
-
Trudności w egzekwowaniu przydzielonych zadań ze względu na komunikację prowadzoną poprzez komunikator zewnętrzny
-
Brak spójnego schematu przepływu informacji pomiędzy działami w firmie: osobami zajmującymi się rekrutacją a prowadzącymi weryfikację znajomości języka niemieckiego
-
Utrudnione wyszukiwanie dostępnych na danej trasie firm transportowych, wykonujących przewozy określonego dnia tygodnia
-
Brak możliwości przypisywania wielu podopiecznych do jednego opiekuna
-
Gromadzenie dużej liczby danych w arkuszach kalkulacyjnych utrudniające szybkie wyszukiwanie informacji
-
Brak automatycznego tłumaczenia danych wprowadzonych w języku polskim na język niemiecki i odwrotnie
-
Brak historii wyjazdów opiekuna
-
Konieczność wielokrotnego kopiowania danych pomiędzy poszczególnymi dokumentami niezbędnymi do wyjazdu
-
W ówcześnie użytkowanym rozwiązaniu brak możliwości tworzenia okresowych przerw w opiece, np. na czas świąt czy wakacji
-
Trudności w obliczaniu różnych stawek dla określonych partnerów
-
Trudności w obliczaniu dziennego wynagrodzenia opiekuna ze względu na wiele parametrów oraz preferencje agencji i partnerów
-
Utrudniony dostęp do informacji o korespondencji listownej przez działy inne niż administracja
-
Brak automatycznego tłumaczenia danych z języka polskiego na niemiecki i odwrotnie
-
Konieczność ręcznego obliczania prowizji partnerów
-
Konieczność ręcznego obliczania miesięcznego rozliczenia klienta, w sytuacji zmiany opiekuna w trakcie miesiąca
-
Nieczytelne statystyki dotyczące partnerów, klientów, opiekunów
Korzyści uzyskane po wdrożeniu
-
Stworzenie spójnego systemu weryfikacji opiekunów i tworzenia ich profili
-
Efektywny mechanizm proponowania opiekunów o najwyższym stopniu dopasowania do oferty
-
Moduł do zarządzania zadaniami pozwalający na nadanie statusu, stopnia ważności, przypisanie do procesu, klienta, opiekuna, osoby z zespołu oraz terminu wykonania
-
Możliwość wielokrotnego przypisania tych samych zadań do dowolnej liczby pracowników
-
System informowania osób upoważnionych o ustaleniu terminu sprawdzianu weryfikacji znajomości języka niemieckiego przez dział rekrutacji
-
Moduł do wyszukiwania połączeń do Niemiec oraz Polski z możliwością wprowadzania wielu parametrów filtrowania
-
Rozbudowane profile klientów (rodzin podopiecznych lub innych osób upoważnionych) z informacjami o osobach starszych, m.in. chorobach, wymaganiach dotyczących leków, rehabilitacji, chorób
-
Szczegółowa lista osób kontaktowych wraz z danymi oraz potrzebnymi informacjami, np. o stopniu pokrewieństwa z osobą starszą
-
Możliwość generowania pliku PDF z danymi zawartymi w profilu opiekuna za pomocą jednego kliknięcia w aplikacji dla agencji pośrednictwa pracy
-
Pobieranie plików PDF w trzech wersjach językowych - polskiej, niemieckiej i angielskiej
-
Gromadzenie w profilach historii wyjazdów opiekunów oraz osób zajmujących się podopiecznymi
-
Przejrzyste dodawanie rozpatrywanych kandydatów do ofert wraz z poziomem dopasowania i zaawansowaniem procesu rekrutacyjnego oraz możliwością ostatecznej selekcji tylko jednego opiekuna
-
Szybkie tworzenie potrzebnych dokumentów poprzez pobieranie informacji z wielu profili - ograniczenie liczby rutynowych czynności wykonywanych przez pracowników
-
Generowanie umów w trzech wersjach językowych, zgodnie z potrzebą (polskim, niemieckim, angielskim)
-
Czytelny ogląd dni świątecznych o wyższej stawce dla opiekuna w profilach partnerów
-
Funkcjonalne prowadzenie rozliczeń w aplikacji według wzoru: określona kwota za miesiąc, liczba przepracowanych dni w miesiącu lub stała liczba dni w miesiąc.
-
W module rozliczenia miejsce na wprowadzanie niestandardowych sytuacji wraz z ich opisem
-
Dostęp do historii korespondencji listownej dla całego zespołu pracowników
-
Automatyczne obliczanie prowizji partnerów i należności klientów
-
Dla osób upoważnionych dostęp do statystyk partnerów w aplikacji
Efektem naszych prac było usprawnienie wielu czynności, a wiele z nich wykonuje oprogramowanie. Zespół może obecnie skupić się na kontakcie z kandydatami oraz z klientami.
