Aplikacja CRM/ERP dla agencji pośrednictwa pracy - opieka nad osobami starszymi
Agencja pośrednictwa pracy zleciła nam stworzenie kompleksowego rozwiązania dla zespołu, który zajmuje się rekrutacją pracowników do opieki nad osobami starszymi w Niemczech. Aplikacja miała umożliwiać planowanie transportu do Niemiec i Polski, wymianę opiekunów u podopiecznych, tworzenie dokumentów w formacie PDF, prowadzenie rozliczeń klientów, partnerów, agencji i opiekunek. Problemem w firmie Zlecającego było gromadzenie informacji w wielu plikach i programach, co skutkowało trudnościami w wyszukiwaniu danych oraz ich szybkiej obróbce.
Problemy zgłoszone przez Klienta:
-Gromadzenie tych samych informacji w odmienny sposób przez dział rekrutacji oraz obsługi klienta
-Trudności w egzekwowaniu przydzielonych zadań ze względu na komunikację prowadzoną poprzez komunikator zewnętrzny
-Brak spójnego schematu przepływu informacji pomiędzy działami w firmie: osobami zajmującymi się rekrutacją a prowadzącymi weryfikację znajomości języka niemieckiego
-Utrudnione wyszukiwanie dostępnych na danej trasie firm transportowych, wykonujących przewozy określonego dnia tygodnia
-Brak możliwości przypisywania wielu podopiecznych do jednego opiekuna
-Gromadzenie dużej liczby danych w arkuszach kalkulacyjnych utrudniające szybkie wyszukiwanie informacji
-Brak automatycznego tłumaczenia danych wprowadzonych w języku polskim na język niemiecki i odwrotnie
-Brak historii wyjazdów opiekuna
-Konieczność wielokrotnego kopiowania danych pomiędzy poszczególnymi dokumentami niezbędnymi do wyjazdu
-W ówcześnie użytkowanym rozwiązaniu brak możliwości tworzenia okresowych przerw w opiece, np. na czas świąt czy wakacji
-Trudności w obliczaniu różnych stawek dla określonych partnerów
-Trudności w obliczaniu dziennego wynagrodzenia opiekuna ze względu na wiele parametrów oraz preferencje agencji i partnerów
-Utrudniony dostęp do informacji o korespondencji listownej przez działy inne niż administracja
-Brak automatycznego tłumaczenia danych z języka polskiego na niemiecki i odwrotnie
-Konieczność ręcznego obliczania prowizji partnerów
-Konieczność ręcznego obliczania miesięcznego rozliczenia klienta, w sytuacji zmiany opiekuna w trakcie miesiąca
-Nieczytelne statystyki dotyczące partnerów, klientów, opiekunów
Korzyści uzyskane po wdrożeniu
-Stworzenie spójnego systemu weryfikacji opiekunów i tworzenia ich profili
-Efektywny mechanizm proponowania opiekunów o najwyższym stopniu dopasowania do oferty
-Moduł do zarządzania zadaniami pozwalający na nadanie statusu, stopnia ważności, przypisanie do procesu, klienta, opiekuna, osoby z zespołu oraz terminu wykonania
-Możliwość wielokrotnego przypisania tych samych zadań do dowolnej liczby pracowników
-System informowania osób upoważnionych o ustaleniu terminu sprawdzianu weryfikacji znajomości języka niemieckiego przez dział rekrutacji
-Moduł do wyszukiwania połączeń do Niemiec oraz Polski z możliwością wprowadzania wielu parametrów filtrowania
-Rozbudowane profile klientów (rodzin podopiecznych lub innych osób upoważnionych) z informacjami o osobach starszych, m.in. chorobach, wymaganiach dotyczących leków, rehabilitacji, chorób
-Szczegółowa lista osób kontaktowych wraz z danymi oraz potrzebnymi informacjami, np. o stopniu pokrewieństwa z osobą starszą
-Możliwość generowania pliku PDF z danymi zawartymi w profilu opiekuna za pomocą jednego kliknięcia w aplikacji dla agencji pośrednictwa pracy
-Pobieranie plików PDF w trzech wersjach językowych - polskiej, niemieckiej i angielskiej
-Gromadzenie w profilach historii wyjazdów opiekunów oraz osób zajmujących się podopiecznymi
-Przejrzyste dodawanie rozpatrywanych kandydatów do ofert wraz z poziomem dopasowania i zaawansowaniem procesu rekrutacyjnego oraz możliwością ostatecznej selekcji tylko jednego opiekuna
-Szybkie tworzenie potrzebnych dokumentów poprzez pobieranie informacji z wielu profili - ograniczenie liczby rutynowych czynności wykonywanych przez pracowników
-Generowanie umów w trzech wersjach językowych, zgodnie z potrzebą (polskim, niemieckim, angielskim)
-Czytelny ogląd dni świątecznych o wyższej stawce dla opiekuna w profilach partnerów
-Funkcjonalne prowadzenie rozliczeń w aplikacji według wzoru: określona kwota za miesiąc, liczba przepracowanych dni w miesiącu lub stała liczba dni w miesiącu
-W module rozliczenia miejsce na wprowadzanie niestandardowych sytuacji wraz z ich opisem
-Dostęp do historii korespondencji listownej dla całego zespołu pracowników
-Automatyczne obliczanie prowizji partnerów i należności klientów
-Dla osób upoważnionych dostęp do statystyk partnerów w aplikacji
