Jeśli prowadzisz firmę na pewno dobrze znasz takie sytuacje: poszukiwanie dokumentu wystawionego 2 lata temu, układanie faktur i umów w odpowiednich teczkach, brak informacji zwrotnej od pracownika, na jakim etapie jest realizowany projekt. I choć wydają się one błahe, zabierają czas, który mógłby zostać zainwestowany w inne, bardziej produktywne czynności. Dlatego zastanów się, czy automatyzacja pewnych procesów zachodzących w twojej firmie nie byłaby dobrym rozwiązaniem? Poznaj 4 oznaki wskazujące, że zdecydowanie tak.
1. Rutynowe błędy zdarzają się coraz częściej i kosztują cię coraz więcej
Każdy z nas wykonuje dziennie szereg powtarzalnych czynności. Czasami „na autopilocie” poruszamy się wśród obowiązków, aż do popełnienia błędu, który często nam umyka. Jak realizuje się to w firmach? Pracownicy korzystają codziennie z wielu danych, wciąż napływają do nich nowe informacje. Wystarczy ich nie zapisać, aby za kilka dni okazało się, że klient zrezygnował z usługi ponieważ nie doczekał się obiecanej oferty czy rozmowy telefonicznej. „Gubienie” leadów, to problem wielu firm. Koszyk szans sprzedażowych nie może mieć dziur, przez które będą one mogły wyciekać. Dlatego zautomatyzowanie procesu zapisywania i gromadzenia informacji pozwoli oszczędzić czas oraz zwiększyć profesjonalizm i efektywność. W tym celu dobrze wybrać dopasowany do swojej firmy dedykowany system, który pozwoli na szybkie i intuicyjne zapisywanie danych, dokładnie tak, jak wymaga tego charakter danej branży i firmy.
2. Codzienne czynności pochłaniają zbyt wiele czasu
Układanie grafiku, wyszukiwanie informacji, wypełnianie dokumentów… Kto z nas nie traci dziennie kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu minut na wykonywanie tych zadań. Ich zautomatyzowanie jest łatwe, a do tego nie wymaga kilku programów. Zaprojektowanie jednego, skutecznego rozwiązania pozwoli wszystkie te czynności, i wiele innych, usprawnić. Automatyczne generowanie grafiku miesięcznego lub tygodniowego, wyszukiwarka danych i filtrowanie tabel po dowolnych parametrach, szablony dokumentów i faktur, to tylko niektóre z funkcji, które zawierają systemy dedykowane. Automatyzują one także bardzo specyficzne dla danej firmy procesy, np. produkcyjne czy sprzedażowe. Zaletą aplikacji tej klasy jest maksymalizacja korzyści: płacisz dokładnie za to, czego potrzebujesz, przy optymalnym dopasowaniu do potrzeb twojego biznesu.
3. Nie wiesz, na jakim etapie jest wykonywane zlecenie
W przypadku zleceń realizowanych przez zespół trudności komunikacyjne mogą doprowadzić do niepowodzenia. Bieżące informowanie o postępach stanowi często warunek kontynuowania zadania przez inną osobę czy dział. Dlatego jeśli tracisz czas na dopytywanie pracowników, kto wykonał jaką część swojej pracy, czas na zmianę. W dedykowanym oprogramowaniu z łatwością odnajdziesz takie informacje. Może to ilustrować tablica procesów, gdzie zaznaczana będzie każda wykonywana czynność wraz z jej statusem (do realizacji, w trakcie, zakończona). Proste udogodnienia, jak wstawianie załącznika w postaci pliku czy pól tekstowych i diagramów pozwoli na gromadzenie w aplikacji wszystkich kluczowych danych dla szybkiego realizowania zadań. Jedno narzędzie skutecznie użytkują pracownicy i menadżerowie.
4. Musisz kontrolować stany magazynowe
Przyjmijmy, że w prowadzonym przez ciebie magazynie minimalna ilość towaru to 150. Do tej pory kontrolowałeś zasoby magazynowe, zamawiając towar, gdy ilość na stanie zbliżała się do tego pułapu. Z powodu natłoku obowiązków nie zrobiłeś tego, a zatowarowanie spadło poniżej poziomu. Klient nie mógł zamówić od ciebie potrzebnej ilości produktu i odszedł do konkurencji. Właśnie takie procesy wymagają automatyzacji. Prowadząc magazyn w dedykowanej aplikacji, automatycznie otrzymasz notyfikację o niskim stanie produktu na magazynie. Możliwe jest nawet wysłanie zamówienia do dostawcy przez system, co pozwoli ci oszczędzić jeszcze więcej czasu. Za pomocą dobrze dopasowanego oprogramowania ustalisz także uprawnienia dla poszczególnych pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie magazynu. Łatwiej i szybciej dokonasz także kontroli i remanentu.
Automatyzacja procesów w firmie może wydawać się trudna. Wprowadzenie nowego rozwiązania technologicznego wiąże się z ryzykiem i może powodować początkowe trudności. W dłuższej perspektywie czasu aplikacje dedykowane pozwalają jednak oszczędzić czas i pieniądze, a także wspierają rozwój twojej firmy.
Przeczytaj także
Oprogramowanie pudełkowe czy dedykowane?
Czy aplikacje dedykowane zwiększą moją efektywność?
Tworzenie oprogramowania na zamówienie
Czego unikać podczas wdrożenia CRM?
Zobacz nasze realizacje
Aplikacja w firmie dystrybucyjnej CRM/ERP/BI/SCM
