W celu poprawnego wdrożenia systemu ERP w firmie warto skorzystać z konsultacji, aby prawidłowo rozpoznać potrzeby klienta (Państwa firmy). Wybór systemu ERP to złożone zadanie, wymagające odpowiedniego przygotowania. Należy ustalić cele wdrożenia klienta, zakres, oraz niezbędne integracje, preferencje użytkowników wraz z wszystkimi procesami biznesowymi, jakie mają być obsługiwane w nowym systemie ERP. Tzw. doradztwo ERP pomoże w sprawnym przeprowadzeniu procesu, uniknięciu błędów, oraz oszacowaniu realnego budżetu.
Celowo na tym etapie nie piszemy nic na temat oprogramowania ERP. Często zdarza się, że potrzeby klienta są zdefiniowane powierzchownie, a uwaga jest przekierowana na rozwiązania klasy ERP. Takie podejście jest błędne i zwiększa ryzyko na poprawne wdrożenie nowego systemu.
Brak profesjonalnej analizy procesów biznesowych to częsty problem w firmach. Dlatego doradztwo w zakresie systemów ERP będzie dobrym rozwiązaniem. Oczywiście konsultant ERP musi być osobą niezależną, która będzie dbała tylko o dobro klienta.
Wdrożenia systemów klasy ERP bardzo często kończą się porażką z uwagi na brak właściwego rozpoznania kluczowych potrzeb. Wynikiem tego jest zła analiza systemów ERP. Wybór dostawcy powinien być oparty na merytorycznych przesłankach, a w opisywanej sytuacji jest to niemożliwe.
Wdrożenie zintegrowanego systemu to złożony projekt, w którym niespodziewane problemy mogą prowadzić do wzrostu kosztów i opóźnień.
Proces opisany w tym artykule może wydawać się przesądzony, jednak warto wykonać poszczególne kroki. Pozwoli to na uczucie satysfakcji w momencie, kiedy audyt wdrożenia systemu ERP będzie gotowy. Realizacja projektu powinna być zawsze oceniana, po pełnoskalowym wdrożeniu.
Z naszego doświadczenia wynika, że konsultant ERP wnosi nową jakość do projektu, co często prowadzi do zmiany zakresu wymagań. Oto kilka przykładów z naszego doświadczenia, które pokazują, jak konsultacje ERP przynoszą realne korzyści.
- Jedna z większych firm zajmująca się wynajmem pokoi dla studentów przyjeżdżających do Polski na wymiany studenckie.
Jednym z celi była chęć usprawnienia komunikacji ze studentami. Zaplanowano, że studenci otrzymają w systemie swój panel, gdzie będą zgłaszać awarie sprzętu w mieszkaniach, podawać liczniki za media itd. Po konsultacjach zrezygnowano z tej funkcji, co ograniczyło koszty i zasoby pracowników.
- Leader w produkcji elementów modułowych dla budownictwa (łazienki modułowe)
W firmie tej codziennie produkowano w dużych ilościach wiele typów betonu. Węzeł betoniarski pracował na oprogramowaniu małego dostawcy SPELL. W zaplanowanych pracach nie uwzględniono integracji pomiędzy oboma systemami. Po kontakcie z dostawcę programu dla węzła betoniarskiego okazało się, że jest techniczna możliwość, aby zintegrować te systemy. Moduł systemu ERP do produkcji betonu pobiera partie produkcyjne, realizuje automatycznie produkcję oraz robi automatyczne przesunięcia na odpowiedni sub magazyn. Zintegrowany system zarządzania zaoszczędził setki godzin pracy i zminimalizował błędy ludzkie.
- Bardzo duża agencja pracy specjalizująca się w całodobowej opiece domowe nad seniorami (agencja opieki)
Proces wdrażania systemu nie uwzględniał zupełnie automatyzacji tworzenia przelewów dla pracowników. Firma ta wykonuje około 2000 przelewów w każdym miesiącu. Do tej pory kilka osób robiło to manualnie. Audyt systemu ERP wykazał, że moduły systemu ERP powinny zostać uzupełnione o funkcje automatycznego tworzenia plików do banku. Zadanie to było o tyle skomplikowane, że przelewy wychodziły z kilku firm, kilku kont, w różnych walutach, ze zdefiniowanymi tytułami przelewów. Schemat tworzenia tytułu był skomplikowany z uwagi na fakt, że część pracowników miało komorników.
Dlaczego warto skorzystać z niezależnego konsultanta ERP?
Konsultant ERP dysponuje wiedzą i doświadczeniem, które gwarantują skuteczne wdrożenie systemu zgodnie z założeniami. Konsultant obiektywnie potrafi:
- wykonać audyt aktualnego systemu informatycznego klasy ERP i innych systemów w firmie,
- dokładnie rozpoznać potrzeby klienta,
- przeanalizować oferty od dostawców systemów ERP,
- omówić problematyczne zagadnienia (przed wyborem dostawcy!),
- przedstawić wady i zalety ofert.
Konsultant ERP zna rynek systemów ERP oraz ma doświadczenie w definiowaniu potrzeb firm. Analiza systemów ERP pod kątem potrzeb klienta będzie wykonana na odpowiednim poziomie. Pozwoli to na wybranie spośród wielu systemów ERP najlepszego rozwiązania.
Rynek systemów ERP jest różnorodny. Występują na nim światowi liderzy (SAP), firmy lokalne (Firmao) oraz systemy dedykowane wybranej branży (program dla agencji opieki - Hrily). Cyfrowy system ERP to na pewno krok w dobrym kierunku dla wszystkich firm, ale z uwagi na złożoność całego procesu, efekty wdrożenia nie zawsze są zgodne z założeniami. Warto zrobić audyt systemów istniejących oraz ich wady i zalety.
Metodyka wyboru systemów ERP - krok po kroku
Zgodnie z metodyką wyboru systemu informatycznego klasy ERP, proces składa się z kilku kluczowych kroków. Takie podejście minimalizuje ryzyko niespodzianek podczas wdrożenia.
Analiza potrzeb biznesowych
- Identyfikacja procesów biznesowych to określenie kluczowych obszarów, które system ERP ma wspierać, takich jak księgowość, logistyka czy produkcja.
Wszystkie procesy firmy powinny zostać uwzględnione. Nasze doświadczenie wskazuje, że pomijane są procesy, które wykonuje się rzadko, albo obszary, które wykonuje niezależny dział oraz pracownicy zdalni. Systemy ERP w produkcji muszą obsługiwać unikatowe procesy branżowe i firmowe. Na etapie planowania należy dokładnie określić zakres wdrożenia MES.
- Zbieranie wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych:
- Funkcjonalne (analiza procesów biznesowych): np. obsługa wielu walut, wielojęzyczność, raportowanie.
- Niefunkcjonalne: np. skalowalność, bezpieczeństwo, obsługa na urządzeniach mobilnych.
- Zaangażowanie interesariuszy: Zbiór opinii od działów firmy, które będą korzystać z systemu.
Przygotowanie kryteriów oceny
Należy określić kryteria wyboru, takie jak: dopasowanie funkcjonalności do potrzeb, elastyczność i skalowalność systemu, koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania, intuicyjność interfejsu, a także wsparcie techniczne i dostępność aktualizacji.
Badanie rynku systemów ERP
Tworzenie zapytania ofertowego (RFI/RFP)
- RFI (Request for Information): Prośba o ogólne informacje o systemie i dostawcy. Zakres stosowanych technologii i ich cechy dla administratorów i użytkowników.
- RFP dla systemu ERP (Request for Proposal) to szczegółowe zapytanie zawierające opis wymagań (w tym zakres migracji danych) oraz prośbę o ofertę cenową. Na tym etapie zakres projektu musi być precyzyjnie określony, ponieważ firma wdrażająca będzie zobowiązana do jego realizacji. Jednocześnie umowa powinna uwzględniać możliwość modyfikacji zakresu prac w przypadku zmieniających się potrzeb klienta.
Krótka lista dostawców
Na tym etapie analizuje się oferty pod kątem spełnienia kluczowych wymagań. W efekcie ocenia się systemy ERP i wybiera kilku dostawców (zazwyczaj 3-5), których rozwiązania najlepiej odpowiadają potrzebom firmy.
Demonstracje i warsztaty
- Dostawcy organizują pokazy systemów IT, prezentując ich możliwości.
- Warsztaty pozwalają zespołowi przetestować system na realnych procesach firmy.
- Podczas warsztatów ocenia się intuicyjność, wydajność i funkcjonalność systemu.
Ocena finansowa i całkowity koszt posiadania (TCO)
- Analiza kosztów początkowych (licencje systemów ERP, wdrożenie, serwer, gdzie ma być instalacja systemu ERP).
- Koszty bieżące to m. in. utrzymanie systemu, serwer, aktualizacje i wsparcie techniczne.
- Porównanie kosztów różnych modeli (licencje vs. SaaS).
Testy systemu i prototypowanie
- Prototypowanie: symulacja pracy w systemie ERP w wybranych obszarach.
- Testowanie kluczowych funkcji (np. raportowanie, integracja z innymi systemami).
Referencje od klientów
- Kontakt z obecnymi klientami dostawcy w celu zebrania opinii o:
- stabilności systemu,
- jakości wsparcia technicznego,
- doświadczeniach z wdrożenia,
Decyzja i negocjacje z dostawcą
Organizacja procesu wyboru systemu ERP powinna być dostosowana do możliwości Państwa firmy i oparta na merytorycznych przesłankach. Wsparcie niezależnego konsultanta może okazać się nieocenione, ponieważ taka osoba koncentruje się na faktach. Proces wyboru systemu powinien zostać zakończony na tym etapie.
Jeśli nadal istnieją wątpliwości, należy je wyjaśnić bezpośrednio z dostawcami. Ich zespoły powinny wykazać się zrozumieniem potrzeb firmy, a wsparcie w wyborze odpowiedniego systemu ERP powinno być realizowane w sposób profesjonalny.
Wybór dostawcy powinien obejmować ustalenia na temat harmonogramu prac.
Wdrożenie
- Migracja danych z dotychczasowych systemów.
- Szkolenie pracowników.
- Ostateczne uruchomienie systemu w całej firmie.
Ocena i optymalizacja
Analiza wydajności systemu powinna być prowadzona cyklicznie, a jej wyniki powinny stanowić podstawę do wdrażania usprawnień. Dzięki temu system będzie lepiej dostosowany do zmieniających się potrzeb firmy. Warto upewnić się, czy zakres uprawnień i architektura systemu ERP pozwalają na wprowadzanie modyfikacji. W niektórych przypadkach może to wymagać współpracy z partnerami wdrożeniowymi lub dostawcami innych systemów używanych w firmie.
Powyższa metodyka wyboru systemu ERP zwiększa szansę na sprawny wybór oraz wdrożenie zintegrowanego systemu w Państwa firmie. Dodatkowo wskazuje, że audyty i późniejsze optymalizacje są wskazane. Nawet najlepszy system ERP, którego wdrożenie zostało prawidłowo zrealizowane, może mieć obszary wymagające poprawy. Regularna optymalizacja pozwala na jeszcze lepsze dostosowanie systemu do potrzeb firmy.
Doradztwo w zakresie dedykowanych systemów ERP
Konsultacje w zakresie wdrożeń ERP to usługa świadczona przez specjalistów firmy Kamee. Od 2008 roku specjalizujemy się w realizacji projektów związanych z tworzeniem dedykowanych aplikacji bazodanowych ERP, które są dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów. W wielu przypadkach tworzą one zintegrowany system informatyczny, który łączy funkcjonalności różnych narzędzi i aplikacji.
Funkcjonalności systemów ERP, które tworzymy dla naszych klientów, są zawsze unikatowe i dostosowane do ich specyficznych potrzeb. Dostosowane systemy ERP są tworzone na podstawie dokumentów RFP (Request for Proposal). Po realizacji projektu często dodajemy nowe funkcje lub modyfikujemy te, które zostały wcześniej wdrożone, aby system lepiej odpowiadał na zmienione potrzeby klienta.
Potrzeby klienta są szczegółowo omawiane podczas warsztatów, a następnie projektowane w sposób optymalny, aby zapewnić maksymalną wygodę i efektywność użytkownikom. Jest to jedna z największych zalet dedykowanych systemów ERP. Projektujemy je w taki sposób, aby użytkownik miał jak najmniej pracy. Wszystkie ważne informacje są dostępne na jednym ekranie, a realizacja zadań wymaga minimalnej liczby kliknięć.
Kluczowe korzyści płynące z konsultacji IT oferowanych przez firmę Kamee
Oferowane przez Kamee konsultacje IT to kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrażania dedykowanego systemu IT, które przynosi wymierne korzyści dla Twojej firmy:
- Precyzyjna analiza potrzeb
Dogłębne zidentyfikowanie i przeanalizowanie wymagań Twojej firmy, co umożliwia zaprojektowanie optymalnej aplikacji dedykowanej. Dzięki temu zarządzanie procesami w firmie jest bardziej efektywne, a czas ich realizacji ulega skróceniu przy zachowaniu pełnej kontroli.
Przykładem może być zaprojektowanie rozliczenia trzech różnych rozliczeń pomiędzy stronami w kontrakcie, który trwa 5 miesięcy. Klient chciał ograniczyć cały proces do 60 kliknięć. Wykonaliśmy nowoczesny system ERP, który ograniczył ten proces do 6 kliknięć. W licencjonowanych systemach jest to zupełnie niemożliwe.
- Minimalizacja ryzyka projektowego
Wczesne rozpoznanie potencjalnie problematycznych etapów projektu, takich jak przygotowanie danych do migracji czy przeszkolenie pracowników, co pozwala na podjęcie odpowiednich działań z wyprzedzeniem i uniknięcie nieprzewidzianych problemów.
- Kontrola procesu
Pełny nadzór nad realizacją projektu na każdym etapie – od analizy potrzeb, przez projektowanie, aż po wdrożenie. Dzięki temu masz pewność, że projekt jest realizowany zgodnie z założeniami. Zakres projektu może być zmieniony na każdym etapie realizacji prac.
- Ekspercka opinia
Dostęp do wiedzy i doświadczenia zespołu specjalistów IT, którzy specjalizują się w projektowaniu i wdrażaniu dedykowanych rozwiązań ERP, gwarantuje najwyższą jakość usług.
- Bezpieczeństwo informacji
Gwarancja poufności i bezpieczeństwa danych przekazywanych naszym konsultantom. Stosujemy najnowsze standardy ochrony danych, aby zapewnić pełne bezpieczeństwo informacji.
- Rozwój systemów
Możliwość systematycznego rozwijania istniejącego systemu ERP w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby Twojej firmy. Dzięki temu system zawsze pozostaje dopasowany do bieżących wymagań.
- Transparentne wyceny
Szybka i dokładna wycena projektu wraz z jasnym harmonogramem kosztów i terminów realizacji. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad budżetem i harmonogramem projektu.
- Elastyczność konsultacji
Nielimitowane wsparcie w zakresie projektowania aplikacji, dostępne zarówno online, jak i podczas spotkań osobistych. Dzięki temu możesz liczyć na pomoc w dogodnej dla Ciebie formie.
- Precyzyjne planowanie
Opracowanie szczegółowego harmonogramu wdrożenia nowego systemu, który zapewnia efektywną realizację wszystkich założeń projektu. Dzięki temu masz pewność, że każdy etap wdrożenia jest dobrze zaplanowany.
- Wypracowany system zarządzania projektem
Nasz i Państwa zespół ma dostęp do systemu IT, w którym gromadzone są wszystkie informacje dotyczące projektu. Ocena systemu zarządzania jest prowadzona na bieżąco, a ewentualne zmiany są szybko wprowadzane w życie.