Firmy zajmujące się rekrutowaniem pracowników potrzebują systemu, który nie tylko umożliwi sprawne zarządzanie zgłoszeniami Kandydatów, ale także wpłynie na efektywność komunikacji czy budowanie employer brandingu. Wśród dostępnych na rynku rozwiązań dla tej branży, może być jednak trudno wybrać coś dopasowanego do siebie. Jakimi kryteriami się kierować poszukując systemu dla agencji pośrednictwa pracy?
Zdefiniowanie potrzeb
Nie ma dwóch takich samych firm. W ramach jednej branży funkcjonuje wiele, różnorodnych biznesów, dla których optymalne będą odmienne rozwiązania informatyczne. Dlatego tak ważne jest zdefiniowanie potrzeb swojej firmy, zanim rozpocznie się poszukiwanie systemu. W ramach tego kroku udziel odpowiedzi na pytania:
-Jakie procesy w mojej firmie ma usprawnić rozwiązanie?
-Które procesy przebiegają na tyle efektywnie, aby odzwierciedlić je w systemie?
-Ilu pracowników będzie korzystało z rozwiązania?
-Ile procesów rekrutacyjnych przeprowadza miesięcznie/kwartalnie/rocznie moja agencja rekrutacyjna?
-Jak dużą bazę zgłoszeń chcę stworzyć?
-Ile branż obsługuję?
Jak widzisz, pytań jest wiele i w zależności od specyfiki Twojej firmy, może się ich pojawić jeszcze więcej. Udzielenie szczegółowych odpowiedzi pozwoli Ci wybrać oprogramowanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.
Wybór typu rozwiązania
Zwykle mamy do czynienia z dwoma rodzajami systemów: gotowymi i dedykowanymi. Pierwsze działają na licencjach i zwykle wykupuje się czasowy dostęp do usługi z możliwością przedłużenia. Wybranie odpowiedniego pakietu spowoduje, że uzyskamy możliwość użytkowania określonych funkcjonalności w ramach danego systemu. Rozwiązania dedykowane tworzone są wedle indywidualnych potrzeb zlecającego i zawierają unikatowy zakres funkcjonalności. Oprogramowanie zwykle przechodzi na własność firmy, dla której jest tworzone, co umożliwia przyszłą rozbudowę. Wiąże się jednak z większym progiem wejścia (koszt takiego rozwiązania, to nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych).
Jak zdecydować, który typ rozwiązania jest dla mnie?
Najprościej mówiąc, jest to ściśle związane ze zdefiniowaniem potrzeb. Jeśli dostępne na rynku rozwiązania gotowe spełniają potrzeby Twojej firmy i umożliwiają przeprowadzanie potrzebnych procesów, wtedy najlepiej zdecydować się na któryś z nich. Jeśli jednak zakres funkcjonalności i dopasowanie gotowych systemów nie są wystarczające, najkorzystniej będzie zlecić stworzenie aplikacji dedykowanej, która pozwoli w pełni zaspokoić wymagania Twojej firmy. Jeśli nie jesteś pewien, jakie rozwiązanie będzie optymalne dla Ciebie, warto przetestować systemy gotowe dostępne na rynku. Dla naszych Klientów udostępniamy 14 dni darmowego testowania gotowego systemu CRM. Ten czas pozwoli Ci sprawdzić, czy opcje gotowe, to coś dla Ciebie, czy może lepszy będzie system dedykowany. Warto także porozmawiać z konsultantem firmy programistycznej. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci zdefiniować potrzeby oraz dobrać zakres usługi gotowej lub zaplanować system dedykowany.
Integracje, dostęp online, bezpieczeństwo
Integracje
Kolejnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę jest ewentualna potrzeba integracji systemu z innymi rozwiązaniami, np. pocztą. Jest to szczególnie pomocne właśnie w systemach do rekrutacji, ponieważ zadanie usprawniania komunikacji jest w nich kluczowe. Obecnie wiele gotowych rozwiązań (np. Kamflex) umożliwiają integrację, warto jednak podczas testowania upewnić się czy jest to oferowane.
Dostęp online
Biorąc pod uwagę obecny wzrost korzystania z sieci przy pomocy urządzeń mobilnych także systemy dla agencji pośrednictwa pracy muszą umożliwiać użytkowanie zdalne. Wybór systemu webowego (wyświetlanego w przeglądarce) umożliwi nie tylko korzystanie na tablecie czy telefonie, ale także stały dostęp do aktualnych danych dla każdego pracownika. Zagwarantuje też możliwość edycji danych przebywając np. na spotkaniu u klienta. Wiele agencji rekrutacyjnych decyduje się na rozwiązanie tej klasy.
Bezpieczeństwo
W świetle nowych przepisów dane osobowe muszą podlegać szczególnej ochronie. Systemy dla agencji pośrednictwa pracy umożliwią szybkie zastosowanie prawa do bycia zapomnianym – konkretną aplikację można łatwo wyszukać i usunąć. Każdy Kandydat może także uzyskać wgląd w swoje dane przechowywane w systemie. Rozwiązanie tej klasy ułatwia także zbieranie zgód od Aplikujących i szybkie usuwanie CV osób, które nie wyraziły zgody na branie udziału w innych procesach rekrutacyjnych. Niestety, nie wszystkie rozwiązania oferują to w równym zakresie, dlatego poszukując systemu sprawdź, jakimi normami bezpieczeństwa kieruje się dana firma programistyczna.
Podsumowując
Wybór systemu dla agencji pośrednictwa pracy musi być zatem poprzedzony analizą potrzeb. Tylko ona umożliwi dobranie systemu, który spełni rzeczywiste wymagania firmy. Kolejnym krokiem jest ustalenie jakiego rodzaju oprogramowania potrzebujemy oraz odpowiedzenie na kluczowe pytania dotyczące zakresu funkcjonalności. Blisko związane z tymi etapami jest także określenie, jakie integracje (jeśli w ogóle) będą nam potrzebne, wymóg ewentualnego dostępu online, a także ustalenie, jaki poziom bezpieczeństwa danych gwarantuje firma programistyczna. Potrzebujesz pomocy w wyborze systemu dla Twojej firmy? Z przyjemnością Ci doradzimy, jakie rozwiązanie wybrać!
Przeczytaj więcej o systemach dla agencji pośrednictwa pracy
5 zalet rekrutowania z systemem ATS
Jak zwiększyć efektywność rekrutacji z systemem ATS?
Najważniejsze pytania do twórcy systemu ATS
Jak budować profile kandydatów w systemie dla agencji pośrednictwa pracy?
