Jesteś project managerem, freelancerem albo po prostu chcesz wiedzieć, ile czasu zajmuje Ci wykonanie poszczególnych części projektu? Szukasz aplikacji, którą możesz zintegrować z innymi, użytkowanymi systemami, tak aby wszystkie informacje były w jednym miejscu? Wystarczy wybrać dopasowany do Ciebie program do śledzenia postępu projektu.
Program gotowy czy dedykowany?
Na rynku znajdziesz mnóstwo aplikacji, które do tego służą. Warto zwrócić uwagę, że będą się one od siebie różnić: niektóre pozwolą Ci na ocenę czasu przeznaczonego na pracę nad danym projektem, kolejne na jego podział na etapy, a jeszcze inne na przydzielanie zadań współpracownikom. Jaka jest jednak przewaga dedykowanego programu do śledzenia postępu projektu nad aplikacjami gotowymi lub darmowymi?
1. Dowolne definiowanie przeprowadzanych projektów. Większość darmowych aplikacji oferuje Ci ograniczony zakres funkcjonalności. Oznacza to, że realizując projekty musisz poruszać się w pewnym schemacie, który może nie być do końca dopasowany do Twoich potrzeb. Np. przeszukiwanie zapisanych informacji może być mało intuicyjne lub system może nie wyświetlać alertów, które są dla Ciebie istotne. Niestety, decydując się na darmową aplikację musisz się z tym liczyć. Rozwiązanie dedykowane ten problem eliminuje.
2. Nadawanie uprawnień w systemie. Dzięki temu w aplikacji dedykowanej definiujesz, kto może wyświetlać, edytować lub usuwać dane. Unikniesz zatem sytuacji, w której dostęp do informacji otrzymują osoby niepowołane.
3. Integracja z aplikacjami zewnętrznymi. Niektóre gotowe aplikacje do zarządzania projektami umożliwiają integracje, ale tylko system dedykowany oferuje jednak tak szerokie możliwości jej przeprowadzenia. W praktyce oznacza to, że w programie tworzonym na zamówienie możesz zgromadzić wszystkie potrzebne informacje w przystępnej formie – to Ty decydujesz, jak będą wyświetlane. Przykładowe systemy, z którymi możliwe jest dokonanie integracji, to CRM, ERP, WMS, ABS, itp.
4. Przydzielanie zadań i wygodne powiadomienia. Program do śledzenia postępu projektu, to także skuteczniejsze egzekwowanie zadań. Alerty w systemie zagwarantują szybszy obieg informacji. Dostaniesz powiadomienie od razu, gdy zadanie zostanie przepięte na innego użytkownika lub wykonane. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie przestojów w pracy zespołu.
5. Eksport danych z systemu w wygodnym formacie. Niektóre aplikacje gotowe umożliwiają pobieranie danych z systemu. Warto jednak zwrócić uwagę, że zwykle odbywa się to w jednym, narzuconym z góry formacie. W aplikacji dedykowanej, to Ty decydujesz, w jakim rozszerzeniu zapisane będą dane, a także jak będą ustrukturyzowane. Tym samym możesz od razu pobierać pliki w formie gotowej do wydruku, co oszczędzi Twój czas.
6. Wygodne grupowanie projektów według dowolnych, obranych przez Ciebie kryteriów. W dedykowanej aplikacji możesz także segregować i grupować projekty według wytycznych, które są ważne dla Ciebie i Twojego zespołu. Podczas projektowania systemu ustalasz wszystkie kolory, oznaczenia, skróty i inne parametry, na podstawie których kategoryzowane będą projekty. Zagwarantuje to uporządkowanie w systemie, a także łatwy i szybki dostęp do informacji.
7. Przejrzyste priorytetyzowanie projektów. Problemem darmowych aplikacji do zarządzania projektami jest trudność hierarchizowania zadań, które w niej zapisujemy – interfejs staje się mało czytelny, trudno znaleźć informacje, na których nam zależy, itd. Dlatego właśnie w systemie dedykowanym odbywa się to zupełnie inaczej: wspólnie z konsultantem IT projektujesz interfejs decydując, co ma się na nim znaleźć. Wielopoziomowa, intuicyjna wyszukiwarka i oznaczenia projektów sprawią, że z łatwością ocenisz, które zadania są w danym momencie najważniejsze.
8. Monitorowanie skuteczności zespołów i pracowników. System do śledzenia postępu projektu, to nie tylko gwarancja lepszej organizacji pracy, ale także możliwość śledzenia efektywności zespołów i pracowników. Dzięki temu ocenisz, które etapy projektu zajmują najwięcej czasu. Na podstawie danych w systemie możliwe jest podjęcie analizy, z czego wynika niższe zoptymalizowanie wykonywania poszczególnych zadań. Czy jest to kwestia złej organizacji pracy, problemów w komunikacji, a może mgliście wytyczonych priorytetów? Z wykorzystaniem systemu udzielisz odpowiedzi na to pytanie.
9. Skuteczniejsza ocena efektywności pracowników. Dla trafnej oceny efektywności pracowników ważne jest wykorzystanie różnorodnych danych. Opieranie się w tym zakresie na tylko jednym kryterium może nie być miarodajne. Dlatego dobrze jest gromadzić w programie do śledzenia postępu projektu dane z różnych, zintegrowanych aplikacji, np. CRM, ERP, poczty e-mail.
10. Możliwość planowania i przeprowadzania kolejnych projektów w oparciu o dane. Ostatnią zaletą dedykowanego systemu do zarządzania projektami jest możliwość standaryzacji najbardziej skutecznych działań. Zapisując w aplikacji wszystkie kluczowe informacje, dokonasz ich analizy modyfikując mniej optymalne czynności, tak aby wciąż doskonalić pracę Twoją i Twojego zespołu.
Poszukujesz programu do śledzenia postępu projektu dla Ciebie? Umów się z nami na rozmowę, a pomożemy Ci dobrać aplikację dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.
Zobacz nasze realizacje:
Aplikacja webowa CRM/ERP w SaaS - Kraków
Dedykowany system produkcji MES/WMS/APS – Wrocław
Dedykowany system rezerwacyjny CRM/ERP/WMS dla salonów kosmetycznych – Poznań
